Projektreferenz: Mehr Klarheit im IT-Projektportfolio der Universität Basel

Die IT-Organisation der Universität Basel verantwortet ein umfangreiches Projektportfolio mit unterschiedlichsten Vorhaben. Governance– und Freigabeprozesse waren zwar etabliert, doch es fehlte an strategischer Priorisierung, portfolioweiter Transparenz und einer Verzahnung mit Budget- und Führungsprozessen. Die zentrale Frage: Wie lässt sich ein etabliertes Projektportfolio-Management so weiterentwickeln, dass Entscheidungen strategischer gefällt, Ressourcen gezielter eingesetzt und Abhängigkeiten sichtbarer werden? 

Mit Berinfor von der Bestandesaufnahme zum gemeinsamen Zielbild

Berinfor konzipierte ein zweistufiges Vorgehen mit zwei aufeinander aufbauenden Workshops. Im ersten Workshop wurden gemeinsam mit der IT-Leitung Anforderungen, Erwartungen und Zielkonflikte herausgearbeitet. Im zweiten Workshop wurden darauf aufbauend Prozessvorschläge und Governance-Ansätze simuliert und geschärft – von der Projektpipeline über Priorisierung und Portfoliofreigabe bis hin zu Reporting und Ressourcensteuerung. 

Strategischer steuern und transparenter entscheiden

Das Ergebnis ist ein breit abgestütztes Zielbild sowie ein konkreter Projektauftrag für dessen Umsetzung. Weitere Ergebnisse:

• Konsolidierte Erwartungen: Unterschiedliche Perspektiven und Zielkonflikte wurden sichtbar gemacht und in ein gemeinsames Verständnis überführt.
• Klare Priorisierung: Definierte Kriterien und Prozesse ermöglichen künftig eine strategische Priorisierung und Steuerung des gesamten Portfolios.
• Gezielte Ressourcensteuerung: Kapazitäten können in Zukunft gezielter eingesetzt und Belastungsspitzen frühzeitig erkannt werden. 
• Transparentes Reporting: Einheitliche Berichtsstrukturen werden Transparenz über Status, Abhängigkeiten und Fortschritt im gesamten Portfolio schaffen.
• Klare Umsetzungsgrundlage: Ein konkreter Projektauftrag mit Roadmap und definiertem Rollenverständnis bildet die Grundlage für die anschliessende Umsetzung.

Evelina Mayländer, die Leiterin des ITS Projektmanagement Office der Universität Basel, sagt dazu:

“Die Zusammenarbeit mit Berinfor war durchweg konstruktiv, zielorientiert und professionell. Gemeinsam haben wir ein fundiertes Zielbild für das IT-Portfoliomanagement entwickelt und konnten dadurch ein gemeinsames Verständnis der Bedürfnisse, Anforderungen und Prioritäten der ITS-Leitung schaffen.“

Wollen Sie ein ähnliches Vorhaben umsetzen?

Oliver De Boni steht gerne für weitere Informationen zur Verfügung.